1. Nazwa konkursu:

Otwarty konkursu ofert na prowadzenie stoiska w strefie pt. „HORECA – Polish Day in Brussels 2024”. 

​

2. Cel konkursu:
 

Konkurs ma na celu wyłonienie najkorzystniejszych ofert podmiotów, którym umożliwione zostanie prowadzenie stoiska gastronomicznego w strefie HORECA podczas wydarzenia Polish Day in Brussels, na warunkach i pod nadzorem organizatora: Sztab Pomocy Belgia.

​

3. Podmioty uprawnione:
 

Uprawnionymi do złożenia oferty konkursowej są podmioty statutowo działające w obszarze gastronomii na podstawie własnej działalności gospodarczej lub posiadające pozwolenia na wykonywanie usług w strefie HORECA na terenie Belgii – AFSCA. Podwykonawca wykonuje usługę na zasadzie umowy partnerskiej z organizacją Sztab Pomocy Belgia.

​

4. Terminy składania ofert i rozstrzygnięć:

 

Oferty należy złożyć przy użyciu generatora wniosków na stronie https://www.helpcentre.be/horeca2024  do  29.02.2024 r. do godziny 23:59 lub przesyłając właściwie i kompletnie wypełniony wniosek na adres: info@helpcentre.be .
Wniosek w wersji papierowej można również złożyć drogą pocztową wysyłając go na następujący adres :
Help Centre Belgium a.s.b.l.
Rue de Haerne 39, 1040 Etterbeek, Belgia

O zakwalifikowaniu oferty do konkursu decyduje data złożenia wersji elektronicznej oferty w generatorze wniosków, data przesłania e-mailem lub data dojścia oferty złożonej na wniosku papierowym pod adres siedziby Sztabu Pomocy Belgia .

Rozstrzygnięcie konkursu nastąpi 10.03.2024 r. o godzinie 18:00.
Zostanie opublikowane na stronie organizatora.

Podmioty wyłonione na podstawie niniejszego  konkursu zwane są dalej ”Podwykonawcami”.

​

5. Warunki uczestnictwa:

1. Podwykonawca uprawniony będzie do przygotowania i obsługi stoiska gastronomicznego w strefie HORECA w trakcie wydarzenia Polish Day in Brussels (zwanego dalej „Stoiskiem”), na wskazanych niżej zasadach.
Podwykonawca będzie zobowiązany do przygotowania stoiska na własny koszt, z możliwością podnajmu sprzętu eventowego od organizatora.

2. Podwykonawca będzie zobowiązany do zabezpieczenia wystarczającej ilości obsługi stoiska na czas trwania wydarzenia.

3. Podwykonawca zobowiązany będzie do zabezpieczenia ilości sprzedawanych produktów lub dań wystarczającej na cały czas trwania wydarzenia, wystarczającej co najmniej do obsługi 500 klientów.

4. Sprzedawane przez Podwykonawcę produkty lub dania muszą stanowić element polskiej kuchni, nawiązywać do polskiej kultury i tradycji lub promować produkty wytwarzane w Polsce.

5. Na stoisku obowiązuje zakaz sprzedaży napojów gazowanych, soków, piwa i alkoholu.

6. Cena wywoławcza za stoisko wynosi 500€

7. Płatność za stoisko wymagana jest do 15 marca 2024 do godziny 18:00 na podstawie faktury VAT.

8. W zamian za opłatę Organizator zobowiąże się do:
  8.1 Zapewnienia Podwykonawcy namiotu o wymiarach 2,5m x 2,5m oraz dodatkowo zaplecza o tych samych wymiarach.
  8.2. Zapewnienia dostępu do prądu, wody oraz do wywozu odpadków po zakończeniu wydarzenia.
9. Wystawca ma obowiązek przedstawić w ofercie zapotrzebowanie na prąd. Przekroczenie wskazanego limitu zostanie obciążone kontem wystawcy. dostęp do wody oraz wywóz śmieci po wydarzeniu.

10. Podwykonawca zobowiązany jest do utrzymania porządku podczas wydarzenia oraz po jego zakończeniu.

11. Podwykonawca zobowiązany jest do sortowania śmieci według zasad obowiązujących lokalnie.

12. Naruszenie regulaminu wydarzenia masowego przedstawionego przez organizatora spowodować może zakończenie realizacji podwykonawstwa za wydarzenie w jego trakcie, bez możliwości żądania opłaty za stoisko.
13. Podczas wydarzenia występuje używania materiałów łatwopalnych lub generujących dym, takich jak grill na drewno lub węgiel. Podgrzewanie może odbywać się jedynie za pomocą butli z gazem.
14.W przypadku podgrzewania butlą z gazem, podwykonawca ma obowiązek zabezpieczenia miejsca wystarczającą ilością butli z gazem.
15. Organizator zapewnia informacje publiczne o podwykonawcach przed wydarzeniem i jego w trakcie (materiały w social mediach i video w trakcie wydarzenia).
16. Podwykonawca jest zobowiązany do używania opakowań ekologicznych do wydawania żywności, zabronione jest używanie opakowań jednorazowego użytku z plastiku na wydarzeniu.
17. W przypadku sytuacji kryzysowych, podwykonawca ma obowiązek stosować się do zaleceń organizatora.
 

6. Kryteria ocen:
 

1. Merytoryczne:0-8 pkt

- produkty lub dania proponowane do sprzedaży;

-  oryginalność projektu;

- szeroki oddźwięk społeczny.

2. Finansowe: 0-4 pkt

- propozycja wyższej ceny za stanowisko od ceny wywoławczej ;

- ilość stanowisk jednego podwykonawcy.

3. Organizacyjne: 0-8 pkt

 - Informacja na temat sposobu zabezpieczenia możliwość sprzedaży bez zbędnych przerw w godzinach 10:00 – 20:00   

- doświadczenie podwykonawcy
– udokumentowane doświadczenie w sprzedaży na wydarzeniach publicznych i masowych;

- Podwykonawca zobowiązany jest do właściwego oznakowania cennika na namiocie w języku polskim,oraz francuskim lub niderlandzkim (zamiennie).

​

7. Warunki dopuszczenia oferty do procedury konkursowej:

 

1. Złożenie oferty na obowiązującym druku.

2. Złożenie oferty w wersji elektronicznej w generatorze na stronie: https://www.helpcentre.be/horeca2024  lub w wersji papierowej za pośrednictwem poczty. Wzór wniosku do pobrania:  KONKURS ZAMKNIĘTY

3. Złożenie oferty terminowo.

4. Złożenie oferty przez podmioty uprawnione.

5. Podpisanie oferty przez osoby uprawnione (w przypadku braku pieczęci imiennych wymagane jest złożenie czytelnych podpisów).

6. Spełnienie wymogów określonych w ogłoszeniu konkursu.

7. Czytelne wypełnienie oferty.

8. Oferta kompletna, wypełnienie wszystkich pól, tabel oraz oświadczeń.

9. Złożenie oferty jest równoznaczne z akceptacją zapisów niniejszego ogłoszenia.

​

8. Tryb wyboru:

 
1. Za przeprowadzenie konkursu odpowiedzialny jest Sztab Pomocy Belgia.

2. Organizator dokonuje oceny formalnej ofert.

3. Oferty złożone do konkursu i prawidłowe pod względem formalnym opiniowane są przez organizatora: Sztab Pomocy Belgia. W zakresie kryterium merytorycznego oferty opiniowane są wspólnie przez Sztab Pomocy Belgia oraz Ambasadę RP w Brukseli.

4. Wyniki konkursu zamieszczone zostaną na stronie internetowej www.helpcentre.be oraz w social mediach organizatorów.

5. Od podjętych decyzji nie przysługuje odwołanie.

6. Złożenie oferty nie jest równoznaczne z jej akceptacją.

​

9. Warunki zawarcia umowy:

 

1.Podstawą wyboru ofert będzie umowa, która określi zasady realizacji zadania oraz jego rozliczenia.

2. Warunkiem zawarcia umowy jest wniesienie opłaty zawartej w ofercie przedstawionej przez oferenta do dnia 15.03.2024 roku do godziny 18:00.

3. Oferent, który zostanie wyłoniony w wyniku konkursu, zobowiązany jest do umieszczania logo organizatorów na wszystkich materiałach w szczególności promocyjnych, informacyjnych, dotyczących realizowanej umowy podwykonawstwa.

4. Na oferencie spoczywa obowiązek uregulowania wszystkich wymogów prawnych przy realizacji zadania.

5. Zarząd Sztabu Pomocy Belgia może odmówić podmiotowi wyłonionemu w konkursie podpisania umowy w przypadku, gdy okaże się, iż rzeczywisty zakres realizowanego zadania znacząco odbiega od opisanego w ofercie, podmiot utraci osobowość prawną, brak jest organu uprawnionego do reprezentacji podmiotu, zostaną ujawnione nieznane wcześniej istotne okoliczności podważające wiarygodność merytoryczną lub finansową oferenta.

​

10. Informacje dotyczące przetwarzania danych osobowych.
 

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i ust. 2 ogólnego rozporządzenia UE o ochronie danych osobowych nr 2016/679 informujemy, że:

1) Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Sztab Pomocy Belgia  z siedzibą w Brukseli, Rue de Haerne 39, adres e-mail: info@helpcentre.be , strona internetowa: www.helpcentre.be

2) Została wyznaczona osoba do kontaktu w sprawie przetwarzania danych osobowych (inspektor ochrony danych), adres e-mail: m.pytel@helpcentre.be

3) Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzane w celach:

a) Przeprowadzenia naboru i oceny wniosków w ramach otwartych konkursów ofert na realizację projektu w strefie gastronomicznej Polish Day in Brussels 2024.

Podstawą prawną przetwarzania danych osobowych jest obowiązek prawny ciążący na administratorze (art. 6 ust. 1 lit. c rozporządzenia), wynikający z ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (w szczególności dział II, rozdział 2);

b) W przypadku wyboru oferty i wyrażenia zgody na  realizacji usługi Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzane także w celach związanych z realizacją zawartej umowy.

Podstawą prawną przetwarzania danych osobowych jest obowiązek prawny ciążący na administratorze (art. 6 ust. 1 lit. c rozporządzenia) wynikający z ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie, ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych oraz innych przepisów prawa.

4) Pani/Pana dane osobowe będą ujawniane osobom upoważnionym przez administratora danych osobowych, podmiotom upoważnionym na podstawie przepisów prawa, operatorowi pocztowemu lub kurierowi w zakresie prowadzonej korespondencji, podmiotom realizującym archiwizację, podmiotom zapewniającym obsługę bankową oraz teleinformatyczną oraz współorganizatorom wydarzenia: Ambasadzie RP w Brukseli i Polskiej Macierzy Szkolnej w Belgii.

5) Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane nie krócej niż przez okres 5 lat od zakończenia trwania umowy, zgodnie z przepisami dotyczącymi archiwizacji.

6) Przysługuje Pani/Panu prawo dostępu do treści swoich danych oraz prawo żądania ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

7) Podanie danych osobowych jest warunkiem uczestnictwa w otwartym konkursie ofert na. Jest Pani/Pan zobowiązana do podania danych osobowych, a konsekwencją niepodania danych osobowych będzie brak możliwości uczestnictwa w konkursie.

9) Dane kontrahentów mogą być udostępniane organom i osobom uprawnionym do przeprowadzania w organizacji Sztab Pomocy Belgia, czynności kontrolnych i audytowych na podstawie odrębnych przepisów prawa wyłącznie w przypadku żądania dokumentów niezbędnych do przygotowania i przeprowadzenia kontroli,

10) Pani/Pana adres poczty elektronicznej, może zostać wykorzystany do celów statystycznych w procesie badania zadowolenia klientów Sztabu Pomocy Belgia  i doskonalenia jakości usług. Może Pani/Pan zostać poproszona/y drogą elektroniczną o nieobowiązkowe wypełnienie anonimowej ankiety.

​

​

​

 

​